Man kan endast avvika från kvotbestämmelsen av särskilda skäl. Begreppet särskilda skäl ska dock tolkas snävt. Ett dylikt skäl kan t.ex. vara att ett organ behandlar ett smalt specialområde där experterna är antingen kvinnor eller män.


Till myndigheten som bereder ett organs sammansättning

Den myndighet som bereder tillsättandet av ett organ ska se till att kvotbestämmelsen följs. Redan då man fastställer uppdraget ska det granskas ur sådana expertområdens synvinkel som representeras av både kvinnor och män.

Kvotbestämmelsen ska tas i beaktande redan då man ställer upp kandidater. Då en myndighet ber utomstående parter att utnämna en representant till organet ska man be om både en kvinnlig och en manlig kandidat för varje post. Då man ber om kandidater ska man påminna om kvotbestämmelsens bindande verkan.

Man kan endast avvika från kvotbestämmelsen av särskilda skäl. Begreppet särskilda skäl ska dock tolkas snävt. Ett dylikt skäl kan t.ex. vara att ett organ behandlar ett smalt specialområde där experterna är antingen kvinnor eller män.

Ett godtagbart skäl är inte att intresseorganisationerna eller de övriga instanserna som föreslog medlemmar endast ställde upp kvinnor eller män. Alla som ombeds att utse kandidater ska i mån av möjlighet föreslå både en man och en kvinna för varje post. Då olika intressentgrupper deltar i samhällelig planeringen och beslutfattande ska även de beakta jämställdheten redan då de föreslår kandidater.

Ett särskilt skäl kräver alltid en motivering. Det räcker inte som skäl för avvikelsen att endast anmäla att inga representanter av det andra könet finns tillgängliga. I föredragningspromemorian ska man redogöra för de åtgärder som beredaren utfört för att uppnå 40-procentskvoten eller jämlikt deltagande och orsakerna till att lagens krav inte kan uppfyllas.

Kvotbestämmelsen gäller även organ för kommunal samverkan. I många fall väljer en kommun direkt ledamöterna i ett organ för kommunal samverkan, till exempel i samkommunsfullmäktige eller i ett sådant gemensamt organ som avses i 77 § i kommunallagen. Kommunerna bör förhandla om organets sammansättning i förväg så att den slutliga sammansättningen följer kvotbestämmelsen i jämställdhetslagen.

Kvotbestämmelsen gäller skilt för medlemmar och suppleanter. Bestämmelsen gäller inte närvaro för att mötena ska beslutsföra.