Kiintiösäännöstä voidaan poiketa vain erityisestä syystä. Erityisen syyn käsitettä on tulkittava suppeasti. Tällainen syy voi esimerkiksi olla se, että toimielin käsittelee jotain kapeaa erityisalaa, jonka asiantuntijat ovat vain joko naisia tai miehiä.


Toimielimen kokoonpanoa valmistelevalle viranomaiselle

Toimielimen asettamista valmistelevan viranomaisen tehtävänä on huolehtia siitä, että kiintiösäännöstä noudatetaan. Jo toimeksiantoa määriteltäessä tulisi tehtävää tarkastella sekä naisten että miesten edustamien asiantuntemusalojen näkökulmasta.

Kiintiösäännös on otettava huomioon jo ehdokasasettelussa. Pyytäessään ulkopuolisia tahoja nimeämään edustajansa toimielimeen, viranomaisen on pyydettävä sekä nais- että miesehdokas kutakin paikkaa kohti. Ehdokkaita pyydettäessä tulee muistuttaa kiintiösäännöksen velvoittavuudesta.

Kiintiösäännöstä voidaan poiketa vain erityisestä syystä. Erityisen syyn käsitettä on tulkittava suppeasti. Tällainen syy voi esimerkiksi olla se, että toimielin käsittelee jotain kapeaa erityisalaa, jonka asiantuntijat ovat vain joko naisia tai miehiä.

Syyksi ei kelpaa se, että jäseniä ehdottavat intressijärjestöt tai muut tahot esittävät vain naisia tai miehiä. Kaikkien, joilta pyydetään nimeämään ehdokkaita, tulee mahdollisuuksien mukaan ehdottaa sekä naista että miestä jokaista jäsenpaikkaa kohden. Osallistuessaan yhteiskunnalliseen suunnitteluun ja päätöksentekoon on eri intressitahojenkin otettava huomioon tasa-arvo jo esityksiä tehdessään.

Erityisen syyn olemassaolo on aina perusteltava. Poikkeamisen syyksi ei riitä pelkkä ilmoitus siitä, ettei toisen sukupuolen edustajia ole käytettävissä. Esittelymuistiossa on selvitettävä ne toimenpiteet, jotka valmistelija on suorittanut 40 prosentin osuuden tai tasapuolisen osallistumisen toteuttamiseksi sekä syyt siihen, ettei lain vaatimusta voida täyttää.

Kiintiösäännös koskee myös kuntien välisiä yhteistoimintaelimiä. Useissa tapauksissa kukin kunta valitsee suoraan kuntien välisen yhteistoiminnan toimielimen jäsenet, esim. kuntayhtymän yhtymävaltuuston ja kuntalain 77 §:ssä tarkoitetun yhteisen toimielimen. Etukäteen kuntien välisillä neuvotteluilla tulee varmistaa että toimielimen lopullinen kokoonpano on tasa-arvolain kiintiösäännöksen mukainen.

Kiintiösääntö koskee jäseniä ja varajäseniä erikseen. Säännös ei koske läsnäoloa kokouksessa päätösvaltaisuuden saavuttamiseksi.